Nach der Gründung: Transparenzregister, Gewerbeanmeldung und Finanzamt

Mit der Eintragung im Handelsregister ist Ihre UG rechtlich entstanden — vollständig startklar ist sie noch nicht. Drei Behördengänge (alle online möglich) stehen jetzt an, dazu einige oft übersehene Pflichten. Die Reihenfolge und die Fristen finden Sie hier.

1. Transparenzregister: unverzüglich

Jede UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen (§ 20 Abs. 1 GwG) — das sind alle natürlichen Personen mit mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte (§ 3 Abs. 2 GwG); ersatzweise gilt der Geschäftsführer. Die Eintragung erfolgt nicht automatisch mit der Handelsregistereintragung und ist bußgeldbewehrt (§ 56 GwG). Die Registerführung kostet 19,80 € pro Jahr. Aktualisieren Sie den Eintrag bei jeder Änderung der Beteiligungsverhältnisse.

2. Gewerbeanmeldung: bei Aufnahme des Betriebs

Die Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO erfolgt beim Gewerbeamt der Gemeinde, in der Ihre UG tätig wird — in vielen Städten online. Die Gebühr ist kommunal geregelt und liegt meist zwischen 20 und 60 €. Mit der Anmeldung wird die UG automatisch Mitglied der örtlichen IHK (§ 2 IHKG). Eine UG betreibt kraft Rechtsform immer ein Gewerbe — auch bei inhaltlich freiberuflicher Tätigkeit.

3. Finanzamt: Fragebogen binnen eines Monats

Innerhalb eines Monats nach Gründung ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über ELSTER einzureichen (§ 138 AO). Das Finanzamt vergibt daraufhin die Steuernummer; im selben Formular können Sie die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen (§ 27a UStG). Realistische Umsatz- und Gewinnschätzungen sind wichtig — sie bestimmen die Vorauszahlungen und den Voranmeldungsrhythmus bei der Umsatzsteuer.

Was sonst noch ansteht

• Geschäftsbriefe, Rechnungen, Website: Pflichtangaben — Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG).
• Berufsgenossenschaft: Anmeldung binnen einer Woche nach Gründung (§ 192 SGB VII), auch ohne Mitarbeiter.
• Bei Mitarbeitern: Betriebsnummer beantragen und Lohnabrechnung mit DEÜV-Meldungen einrichten.
• Konto umstellen: Nach der Eintragung den Handelsregisterauszug bei der Bank einreichen — aus „UG i. Gr.“ wird die eingetragene Firma.
• Buchhaltung starten: Belege ab dem ersten Tag GoBD-konform erfassen — rückwirkendes Aufräumen ist teuer.