Buchhaltungspflichten der UG: GoBD, USt-Voranmeldung und Jahresabschluss

Als Kapitalgesellschaft hat die UG keinen Zugang zur einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Sie ist kraft Rechtsform buchführungspflichtig. Wer die Pflichten kennt und von Anfang an sauber arbeitet, erledigt sie mit überschaubarem Aufwand — wer sie aufschiebt, zahlt später doppelt.

Buchführungspflicht kraft Rechtsform

Die UG ist Formkaufmann (§ 6 HGB i. V. m. § 13 Abs. 3 GmbHG) und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet (§§ 238 ff. HGB). Jeder Geschäftsvorfall wird auf Konten erfasst — üblich sind die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. Verantwortlich ist der Geschäftsführer (§ 41 GmbHG), auch wenn er die Arbeit an Software oder Steuerberater delegiert.

GoBD: Was „ordnungsmäßig“ konkret heißt

• Vollständig und zeitnah: Alle Belege werden fortlaufend erfasst; Kasseneinnahmen täglich.
• Unveränderbar: Buchungen dürfen nachträglich nicht spurlos geändert werden — Korrekturen erfolgen per Storno (revisionssicheres Journal).
• Nachvollziehbar: Keine Buchung ohne Beleg; die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess.
• Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Bücher 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO in der seit 2025 geltenden Fassung).

Umsatzsteuer: Voranmeldung über ELSTER

Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden elektronisch über ELSTER übermittelt (§ 18 UStG); ob monatlich oder vierteljährlich, richtet sich nach der Zahllast. Alternativ kann die UG die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 19 UStG, seit 2025: Vorjahresumsatz bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €) — dann entfällt der USt-Ausweis, aber auch der Vorsteuerabzug. Seit 2025 muss jedes Unternehmen zudem E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise bis 2028.

Jahresabschluss und Offenlegung

Die UG stellt jährlich Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auf; kleine Gesellschaften haben dafür bis zu sechs Monate Zeit (§ 264 Abs. 1 HGB). Die meisten UGs sind Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) und dürfen ihren Abschluss beim Unternehmensregister hinterlegen statt ihn zu veröffentlichen (§ 326 Abs. 2 HGB) — Frist: zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag (§ 325 HGB). Nicht vergessen: die 25-%-Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG ist im Abschluss auszuweisen.

Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer

Der Gewinn der UG unterliegt der Körperschaftsteuer von 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag sowie der Gewerbesteuer (Messzahl 3,5 %, multipliziert mit dem Hebesatz der Gemeinde — zusammen meist rund 30 % Gesamtbelastung). Ausschüttungen an Gesellschafter werden zusätzlich mit Kapitalertragsteuer belastet. Steuererklärungen (KSt, GewSt, USt) sind jährlich elektronisch abzugeben.