Der komplette UG-Gründungsleitfaden

Dieser Leitfaden führt Sie durch die gesamte UG-Gründung — in der Reihenfolge, in der die Schritte tatsächlich anfallen. Er verweist an den passenden Stellen auf vertiefende Artikel und nennt zu jedem Schritt die gesetzliche Grundlage, die Kosten und die realistische Dauer. Gesamtbild vorab: 699 € Fineu-Servicegebühr zzgl. USt, dazu gesetzliche Kosten von ca. 345–465 € (Notar und Handelsregister), Dauer in der Regel 2–4 Wochen.

Phase 1: Die Entscheidung — ist die UG die richtige Form?

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit abgesenktem Kapitaleinstieg (§ 5a GmbHG): Stammkapital ab 1 €, Haftung beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen, volle Körperschaft- und Gewerbesteuerpflicht. Sie passt, wenn Sie eine haftungsbeschränkte Struktur wollen, ohne 25.000 € zu binden. Alternativen: das Einzelunternehmen (keine Haftungsbeschränkung, aber minimale Formalitäten) und die GmbH (etabliertere Außenwirkung, 25.000 € Stammkapital). Der Wechsel von der UG zur GmbH ist später durch Kapitalerhöhung möglich (§ 5a Abs. 5 GmbHG).

Phase 2: Vorbereitung — Firma, Sitz, Gegenstand, Kapital

• Firma: kennzeichnungskräftig, nicht irreführend (§ 18 HGB), zwingend mit dem Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Prüfen Sie die Verfügbarkeit im Handelsregister und lassen Sie die Firmierung im Zweifel von der IHK vorprüfen.
• Sitz: bestimmt Registergericht, Gewerbeamt und IHK. Eine ladungsfähige Geschäftsanschrift ist Pflicht — eigenes Büro, Wohnadresse oder eine Partner-Hub-Adresse (bei Fineu: 49 €/Monat, jährlich im Voraus).
• Unternehmensgegenstand: konkret genug für das Registergericht, weit genug für Ihre Entwicklung. Prüfen Sie früh, ob die Tätigkeit erlaubnispflichtig ist (z. B. § 34c GewO für Makler).
• Stammkapital: zwischen 1 € und 24.999 €, voll in bar einzuzahlen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Bemessen Sie es so, dass Gründungskosten und Anlaufphase gedeckt sind.

Phase 3: Musterprotokoll oder individuelle Satzung

Bis drei Gesellschafter, genau ein Geschäftsführer, keine Sonderklauseln: Dann genügt das gesetzliche Musterprotokoll (§ 2 Abs. 1a GmbHG) — es hält die Notarkosten bei ca. 120–240 € und gilt zugleich als Gesellschafterliste. Mehrere Gründer mit Regelungsbedarf (Vesting, Vorkaufsrechte, mehrere Geschäftsführer) oder Holding-Strukturen brauchen eine individuelle Satzung. Der Fineu-Assistent prüft die Musterprotokoll-Fähigkeit automatisch anhand Ihrer Angaben.

Phase 4: Notartermin — online oder in Präsenz

Die Gründung wird notariell beurkundet (§ 2 Abs. 1 GmbHG). Für Bargründungen steht die Online-Beurkundung über das Videosystem der Bundesnotarkammer offen (§ 2 Abs. 3 GmbHG): Termin per Video, Identifizierung mit eID-Ausweis und AusweisApp, Dauer typischerweise 45–75 Minuten, Termine meist binnen 3–5 Tagen verfügbar. Die Präsenz-Beurkundung beim Notar vor Ort bleibt unverändert möglich (60–90 Minuten zuzüglich Anreise). Der Notar belehrt, beurkundet und übernimmt anschließend die Registeranmeldung.

Phase 5: Konto, Einzahlung, Handelsregister

Nach der Beurkundung eröffnen Sie das Geschäftskonto auf die „UG (haftungsbeschränkt) i. Gr.“ — beim Fineu-Partner Qonto in der Regel in 3–7 Tagen — und überweisen das Stammkapital vollständig mit dem Verwendungszweck „Stammeinlage“. Mit dem Einzahlungsnachweis versichert der Geschäftsführer die Leistung der Einlagen (§ 8 Abs. 2 GmbHG), und der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Registergericht ein (§ 12 HGB). Das Gericht trägt die Gesellschaft in Abteilung B ein (Gebühr 225 €) — mit der HRB-Nummer ist Ihre UG entstanden (§ 11 Abs. 1 GmbHG).

Phase 6: Nach der Eintragung — Behörden und Pflichten

• Transparenzregister: wirtschaftlich Berechtigte unverzüglich melden (§ 20 GwG); 19,80 €/Jahr.
• Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (§ 14 GewO); IHK-Mitgliedschaft entsteht automatisch.
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER binnen eines Monats; Steuernummer und ggf. USt-IdNr.
• Berufsgenossenschaft binnen einer Woche; Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Website (§ 35a GmbHG).
• Buchhaltung ab Tag eins: doppelte Buchführung, GoBD-konforme Belegablage, später Jahresabschluss und Offenlegung.

Die fünf häufigsten Fehler

• Stammkapital von 1 €: rechnerische Überschuldung ab dem ersten Tag — wählen Sie einen tragfähigen Betrag.
• Verträge vor der Eintragung: Handelnde haften persönlich (§ 11 Abs. 2 GmbHG).
• Transparenzregister vergessen: bußgeldbewehrt (§ 56 GwG) und in fünf Minuten erledigt.
• Firmierung ohne Zusatz: „UG“ allein genügt nicht — der Zusatz „(haftungsbeschränkt)“ ist Pflicht.
• Belege sammeln „für später“: GoBD verlangen zeitnahe Erfassung; rückwirkende Buchhaltung wird teuer.