Von der Idee zur HRB-Nummer: der Ablauf mit Notar und Registergericht

Die meisten Gründungsratgeber enden beim Notartermin. Dabei entscheidet sich erst danach, wie schnell Ihre UG entsteht: bei der Einzahlung, der Anmeldung und der Prüfung durch das Registergericht. Dieser Leitfaden erklärt den formalen Ablauf — und die Stellen, an denen Gründungen sich typischerweise verzögern.

Station 1: Der Notar — Belehrung und Beurkundung

Der Notar ist unabhängiger Träger eines öffentlichen Amtes: Er berät beide Seiten neutral, prüft Identität und Geschäftsfähigkeit der Gründer und verliest die Urkunde vollständig. Bei der Online-Beurkundung (§ 2 Abs. 3 GmbHG) geschieht dasselbe per Videokonferenz über das System der Bundesnotarkammer; die Identifizierung erfolgt über die eID des Ausweises. Mit der Unterzeichnung — handschriftlich oder qualifiziert elektronisch — ist die Gesellschaft errichtet und besteht als „UG (haftungsbeschränkt) i. Gr.“.

Station 2: Einzahlung und Versicherung

Jetzt liegt der Ball bei Ihnen: Konto eröffnen, Stammkapital vollständig einzahlen (§ 5a Abs. 2 GmbHG), Nachweis an den Notar. Der Geschäftsführer versichert in der Anmeldung, dass die Einlagen geleistet sind und endgültig zur freien Verfügung stehen (§ 8 Abs. 2 GmbHG) — falsche Angaben sind strafbar (§ 82 GmbHG). Zusätzlich versichert er, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen (§ 6 Abs. 2 GmbHG). Diese Phase bestimmt das Tempo: Je schneller die Kontoeröffnung, desto früher die Anmeldung.

Station 3: Die elektronische Anmeldung

Der Notar reicht die Anmeldung in öffentlich beglaubigter, elektronischer Form beim zuständigen Registergericht ein (§ 12 HGB). Zum Paket gehören die Gründungsurkunde (Musterprotokoll oder Satzung), die Gesellschafterliste (beim Musterprotokoll entbehrlich, da es selbst als Liste gilt), die Versicherungen des Geschäftsführers und die inländische Geschäftsanschrift. Zuständig ist das Amtsgericht am Sitz — etwa das Amtsgericht Charlottenburg für Berlin oder das Amtsgericht München für München.

Station 4: Die Prüfung durch das Registergericht

Das Registergericht prüft die formellen Voraussetzungen: Firma zulässig und unterscheidbar (§ 18 HGB, § 30 HGB), Gegenstand hinreichend bestimmt, Versicherungen vollständig, Gebührenvorschuss beglichen. Beanstandet es etwas, ergeht eine Zwischenverfügung mit Frist zur Nachbesserung — der häufigste Grund für Verzögerungen. Typische Beanstandungen: zu allgemeiner Unternehmensgegenstand („Handel mit Waren aller Art“), Verwechslungsgefahr der Firma mit bestehenden Einträgen, fehlende Nachweise. Ist alles in Ordnung, wird die Gesellschaft eingetragen und die Eintragung elektronisch bekannt gemacht (§ 10 HGB).

Station 5: HRB-Nummer und die Tage danach

Mit der Eintragung existiert die UG als juristische Person (§ 11 Abs. 1 GmbHG); die Registerdaten sind über handelsregister.de kostenfrei abrufbar. Reichen Sie den Registerauszug bei Ihrer Bank ein (Konto-Umstellung von „i. Gr.“), melden Sie die wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister und starten Sie mit Gewerbeanmeldung und steuerlicher Erfassung. Die Gerichtsgebühr von 225 € stellt die Landesjustizkasse in Rechnung.

So vermeiden Sie die typischen Verzögerungen

• Firma vorab prüfen: Registerbestand durchsuchen und im Zweifel die IHK-Stellungnahme einholen, bevor beurkundet wird.
• Gegenstand präzise formulieren: konkret genug für das Gericht, ohne jede Tätigkeit einzeln aufzuzählen.
• Konto parallel vorbereiten: Unterlagen für die Bank direkt nach dem Notartermin einreichen.
• Einzahlung sauber dokumentieren: eine Überweisung, klarer Verwendungszweck, Betrag exakt in Höhe des Stammkapitals.
• Erreichbar bleiben: Rückfragen von Notar oder Gericht am selben Tag beantworten.